El control de dinero es algo que como empresarios siempre cuidamos con la finalidad de poder cumplir con las obligaciones económicas con nuestro personal, realizar adquisiciones de mercadería o insumos, realizar nuevas inversiones, retiro de utilidades, generar riqueza, entre otros fines.
Cada empresario desarrolla su propia estrategia respecto a como guardar y controlar el dinero que ingresa y sale de su empresa. Sin embargo, a medida que la empresa va creciendo, es muy frecuente que se tengan dificultades para conocer de manera transparente y oportuna los movimientos y los saldos de dinero de la empresa.
Inclusive esta falta de transparencia y control suele generar conflictos con los colaboradores de la empresa que reciben o entregan dinero como parte de sus labores. Por ejemplo, los cajeros, , compradores, vendedores, cobradores, administradores, entre otros.
En este artículo compartiremos algunos tips para ayudarte a mantener el orden y la transparencia en el manejo económico de la tesorería de tu empresa.
1. Utiliza medios de pago digitales para mejorar el control de dinero
Aún cuando los medios digitales no son una novedad, muchos empresarios aún no los emplean por muchos motivos, entre ellos:
- Sensación de inseguridad.
- Desconocimiento de los costos.
- Costumbre de trabajar tradicionalmente
Sin embargo es importante entender que además de ayudarnos en el control del dinero, los medios de pago digitales:
- Suelen ser mas económicos que los tradicionales.
- La mayoría son gratuitos.
- Nos ayudan a evitar robos y asaltos a diferencia de cuando disponemos de dinero en efectivo.
- Cuentan con múltiples mecanismos de seguridad como: identificación por contraseña segura, huella dactilar, voz, clave dinámica, entre otros.
- Brindan reportes detallados de los movimientos
- Ahorran tiempo y aportan practicidad
- Nos ayudan a fidelizar a nuestros clientes.
Hoy en día muchos clientes buscan nuevos lugares donde comprar por el simple hecho de permitir pagos con medios digitales. Pocas personas se sienten cómodas con dinero en efectivo en sus bolsillos.
En Perú, contamos con muchos medios de pago digitales que facilitarán la recaudación de la empresa:
- Transferencias bancarias e interbancarias desde aplicativos móviles.
- Billeteras digitales como: Bim, Yape, Plin, Tunki.
- Plataformas de pago: Pagalo.pe, mercado pago, pago efectivo, etc.
De todas maneras hay empresas y negocios para los que es inevitable usar medios de recaudación tradicionales como cobradores y cajas; por eso te invito a seguir leyendo los siguientes tips que te ayudarán a organizar el manejo del dinero en tu empresa.
2. Gaveta de dinero + cámara de seguridad
Una gaveta de dinero, es un dispositivo que permite ordenar billetes y monedas de distintas nominaciones.
Las gavetas de dinero se conectan a la impresora ticketera, por lo tanto, se abren automáticamente al imprimir un comprobante.
Para tener la posibilidad de realizar auditorías, es necesario instalar una cámara de seguridad con el punto de vista hacia la gaveta de dinero. De esta manera podrás contar con evidencias para resolver conflictos y riesgos cotidianos como:
- Pago con dinero falso
- Transacciones no registradas en tu sistema
- Descuadre de caja
- Intentos de robos
3. Informes periódicos para el control de dinero
Asegúrate que tu sistema de gestión comercial, te proporcione como mínimo los siguientes informes que te servirán para transparentar, verificar y asegurar el control del dinero:
- Informe general de ingresos: todas las cajas y cuentas bancarias.
- Ingresos según medios de pago.
- Egresos o salidas de dinero.
- Movimientos por cajero o vendedor, según sea el caso de tu empresa.
- Flujo de caja: este reporte te mostrará con cuando dinero se empezó a trabajar en una caja (saldo inicial), cuanto ingresó, cuanto salió y cuanto dinero quedó al final (saldo final).
- Saldos de efectivo: de todas las cajas de tu negocio
- Informe de saldos en bancos: de todas las cuentas bancarias de la empresa
- Saldos generales: efectivo y en banco. Esto te permitirá saber con certeza de cuanto dinero dispones.
4. Digitaliza y registra tus comprobantes de pago
En caso recibes pagos de tus clientes o realizas pagos a tus proveedores o colaboradores, siempre debes contar con un comprobante para evitar problemas como
- Cobranza repetida.
- Olvido de compromisos de pago o cobranza.
- Descuadre de los saldos de caja o bancos.
SIGES es un Sistema de Gestión Comercial y Facturación electrónica que entre otras funciones, te ayuda a controlar el dinero de tu empresa según los tips de este artículo.
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